No ano corrente, o mundo parou por algo até então desconhecido das gerações atuais: uma pandemia. Neste momento tão complexo, em que pessoas se veem obrigadas a se reinventar em um período tão curto de tempo, o distanciamento social é a solução mais viável para atenuar a proliferação de infecções por Coronavírus. E, em virtude disso, a 4ª Semana de Arquivos apresenta o desafio de transpormos o ambiente físico para o virtual, visando ações inovadoras que contribuam para a divulgação e discussões acerca de nossos Arquivos.
Em um primeiro momento, a decisão mais simples e imediatista seria simplesmente de não participarmos. Porém, a presença de nosso Arquivo em um evento tão relevante como este vai além da visibilidade proporcionada às nossas instituições, vez que propicia a reflexão para a elaboração de trabalhos desenvolvidos pelos profissionais do setor e a valorização do patrimônio arquivístico, essencial para sua manutenção. Acordamos, então, que, apesar de nossas limitações, nossa participação seria importante para compartilhar nossa experiência.
Face às suas peculiaridades, o Arquivo Público Municipal de Ouro Preto pode servir de inspiração para a implementação de arquivos em outros municípios do País, o que é muito importante, visto que vários deles ainda não possuem ou engatinham no processo de estruturação.
Nossa história se inicia com a necessidade de criação de uma instituição de guarda de acervo produzido através das funções exercidas pela Câmara de Vila Rica, então Capital de Minas Gerais, hoje denominada Ouro Preto. Seu marco inicial foi formalizado através de um Acórdão de Vereança, datado de 11 de agosto de 1751. Apesar de sua longevidade e importância, com a mudança da capital e a falta de incentivos municipais, por um longo período o Arquivo ficou na penumbra, deixando praticamente de existir.
Com o advento da Lei Orgânica e a disponibilização de profissionais para exercerem as atividades do Arquivo, o comprometimento com sua manutenção aumentou, assim como o interesse em implantar uma metodologia de trabalho. E, para isso, o principal objetivo a ser atingido era a ressignificação do Arquivo.
Neste sentido, o conceito das três idades foi fundamental: transpor a barreira do conceito de arquivo histórico para permanente, que dependia da implantação de gestão específica em âmbito municipal e que era importante para viabilizar o entendimento como instituição arquivística e ganhar amplitude.
A construção de nossa política municipal de arquivos se deu de maneira lenta, mas progressiva. Era preciso, em boa medida, sensibilizar a Administração Pública Municipal sobre a necessidade de entender o Arquivo como parte integrante e fundamental para o bom funcionamento da organização, que não se restringia, apenas, ao acúmulo de uma massa documental sem qualquer controle.
Era necessário, também, a implantação de um programa de gestão de documentos, criado mediante legislação municipal, que permitisse a implantação de instrumentos de gestão arquivística, contratação de arquivistas através de concursos públicos, criação de comissões interdisciplinares, bem como treinamento dos servidores, com vistas a ensinar os procedimentos corretos e, consequentemente, auxiliar na mudança da cultura organizacional em relação aos documentos e aos arquivos.
Além disso, a parceria firmada junto à Fundação de Arte de Ouro Preto – FAOP, foi extremamente importante para viabilizar a conservação e restauração de nosso acervo. Não fosse isso, os trabalhos estariam inviabilizados, vez que, atualmente, não dispomos de profissionais de conservação em nossos quadros, sem contar a falta de infraestrutura e escassez de recursos financeiros para compra de suprimentos e equipamentos específicos.
Atualmente, os trabalhos de Gestão de documentos desenvolvidos na Prefeitura de Ouro Preto Ouro Preto são os seguintes: organização de arquivo intermediário, realocação, organização e acondicionamento dos documentos das Secretarias de Planejamento e Gestão, Fazenda, Controladoria, Obras e Procuradoria Jurídica, além de apoio técnico e atendimento às demandas internas das demais.
Outrossim, o levantamento da massa documental é importante para identificar documentos aos quais os prazos de guarda já venceram, possibilitando, assim, a elaboração e publicação de editais de ciência de eliminação.
Ademais, o arquivo permanente conta com trabalhos de gerenciamento do acervo, atendimento às pesquisas interna e externa e educação patrimonial, através do Programa de Educação e Patrimônio – Ouro Preto, meu lugar.
Apesar das limitações, o acervo vem sendo reconhecido como espaço importante da memória e da história do município. O uso de ferramentas tecnológicas aproximou o cidadão comum da instituição e melhorou a interlocução com pesquisadores. Notamos, também, um aumento de doações de acervos particulares e familiares, bem como de coleções de revistas, jornais e outros materiais.
Há, também, alguns desafios postos, como a criação de um banco de dados e a digitalização de documentos (parte da coleção de jornais, por exemplo, já foi efetivada). Consequentemente, isso auxiliará as equipes do Arquivo em seus trabalhos e viabilizará maior reconhecimento da instituição como espaço privilegiado de difusão da história e da cidadania ouro-pretana.
Todo esse trabalho é extremamente importante para garantir melhor fluidez no funcionamento da Administração, que necessita das informações que produziu, com certa agilidade, ao mesmo tempo em que gera outras. Proporciona, também, a efetivação de direitos ao cidadão, como a acessibilidade aos documentos públicos e maior transparência administrativa.
Outro aspecto importante é a preservação da história e da memória contida no patrimônio documental da cidade, registrados nos documentos públicos e privados que sejam de interesse público, doados ou preservados por outras pessoas e entidades, que dialogam conosco e que, de alguma forma, estabelecem uma relação de simbiose.
As breves reflexões feitas aqui nos alegram, pois possibilitam contar um pouco de uma trajetória cheia de desafios, mas com muitas barreiras já transpostas.
Esse caminho não teria o mesmo êxito se não fosse pautado na adoção das práticas e procedimentos encontrados na ciência arquivística, o que mostra o quanto o conhecimento é capaz de transformar e fazer com que as nossas instituições atinjam progressos importantes. Vale destacar, também, que o desenvolvimento de uma política de arquivos só é possível com a adesão de instrumentos e o envolvimento de profissionais de diferentes áreas, como ocorre em nossas comissões.
A partir de nosso relato, é possível acreditar que os municípios brasileiros podem desenvolver políticas eficientes para organizar seus acervos. Sigamos no objetivo de aproximar o presente do passado, difundindo cultura e conhecimento em nossas estruturas físicas ou em nossos canais de comunicação, como também durante a 4ª Semana de Arquivos.
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Texto elaborado por: Helenice Oliveira e Polyana Oliveira
Colaboração e revisão: Aécio Ferreira
